Die Kundin
Das Universitätsklinikum Freiburg (UKF) gehört mit rund 15.000 Mitarbeitenden und 2.189 Betten zu den größten Universitätskliniken in Deutschland. Es vereint Spitzenmedizin, Forschung und Lehre und versorgt jährlich rund 90.000 stationäre und 900.000 ambulante Patient*innen.
Durch einen hohen Digitalisierungsgrad in der Patientenversorgung nutzt das UKF bereits zahlreiche IT-gestützte Systeme zur Unterstützung des Klinikalltags. Um die interne Kommunikation zu modernisieren und prozessorientierte Abläufe für alle Berufsgruppen – insbesondere für nicht-desktopgebundene Mitarbeitende wie Pflege- und Servicepersonal – zu verbessern, entschied sich das UKF für die Entwicklung einer individuellen Mitarbeiter-App
Aufgabenstellung
Vor Projektstart nutzte das Universitätsklinikum Freiburg (UKF) bereits eine kombinierte App für Mitarbeitende und Patient*innen. Diese Lösung war jedoch technisch überholt: Der Support für Sicherheits-Updates war eingestellt, wodurch der Betrieb zunehmend risikobehaftet wurde.
Zudem erlaubte die bestehende App nur einen stark eingeschränkten Zugriff auf interne Dienste, was zu Medienbrüchen in alltäglichen Prozessen führte. Auch die vom Zentrum für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) geforderte Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) konnte nicht implementiert werden, sodass weder Sicherheits- noch Integrationsanforderungen erfüllt wurden
Unsere Lösung
Gemeinsam mit dem UKF entwickelten wir eine individuelle Mitarbeiter-App, die alle internen Systeme zentral bündelt und sicher auf mobilen Endgeräten verfügbar macht. Innerhalb eines straffen Zeitplans – drei Wochen vor dem geplanten Termin fertiggestellt – entstand eine Lösung, die sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert.
Die App unterstützt Single Sign-On inklusive 2FA, ermöglicht den Zugriff auf über 80 interne Dienste wie Intranet, Outlook, SAP, Dienstpläne oder Dokumentenplattformen und vereinfacht die interne Kommunikation durch Push-Nachrichten und Direktmeldungen.
Dank einer frühen Testphase mit Beta-Tester*innen aus allen Berufsgruppen konnten Feedback-Schleifen schnell umgesetzt und zusätzliche Anforderungen, wie die Integration des Qualitäts- und Dokumentenmanagements, agil ergänzt werden. Am 11.08.2025 startete der Rollout reibungslos – mit sofort spürbarer Entlastung für IT, HR und Kommunikation.
Der Projekt-Verlauf im Detail:
Anforderungen aufnehmen
Zunächst erfassten wir alle Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis, gruppieren sie in Meilensteinen und präzisierten mit Rückfragen.
Grundlagen schaffen
In Zusammenarbeit mit dem Zentrum für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) installierten wir die nötigen Server im Rechenzentrum, konfigurierten die Firewalls und erstellten die Schnittstellen.
Entwickeln
Nun haben wir die Entwicklung des App-Zugangsservers, der App selbst und der Schnittstellen zum Intranet-Service (Typo3) und dem Account-Portal durchgeführt: Sauber nach Anforderungen und Dokumentation implementierten wir Funktion für Funktion.
Tests & Korrekturen
Trotz des Zeitdrucks war eine ausführliche Testphase gewünscht und geplant. Zunächst mit Alpha-Testern aus dem Projektteam und später mit 50 Beta-Testern wurde das System auf Herz- und Nieren geprüft. Das wertvolle Feedback arbeiteten wir in wöchentlichen Updates ein.
Go-Live
Begleitet von einer internen Marketing-Aktion, erklärenden Intranet-Videos und Texten und sogar persönlichen Support-Ständen in der Cafeteria wurde die App am 11.08.2025 released. Wir beobachteten die Server und stellen sicher, dass die Infrastruktur dem großen Interesse der Beschäftigten standhielt.
Fazit
Die neue Mitarbeiter-App des UKF vereint Sicherheit, Integration und Benutzerfreundlichkeit. Sie reduziert Medienbrüche, entlastet IT und HR spürbar und sorgt dafür, dass Informationen alle Mitarbeitenden zuverlässig und mobil erreichen.
Der Rollout vor Plan, die agile Umsetzung zusätzlicher Anforderungen und das positive Feedback der Beta-Tester*innen zeigen: Die App ist ein zukunftsfähiges, skalierbares Werkzeug, das den digitalen Arbeitsplatz im Klinikum nachhaltig stärkt.
🥂 Ein voller Erfolg also!
Haben auch Sie Schwierigkeiten, Ihre Belegschaft mobil zu erreichen und Medienbrüche über viele Systeme hinweg? Dann ist eine Mitarbeiter-App von Adelt.IT vielleicht genau das richtige für Ihr Unternehmen.
Wir freuen uns auf Sie!